Excel和Access间复制、导入和导出数据

2007-11-06 19:43:59  来源:网页教学网 官方

Webjx介绍:在Microsoft OfficeAccess和 Microsoft OfficeExcel之间存在多种交换数据的方法。

  在Excel中使用Access数据

  您可能想在Excel工作簿中使用Access数据,以便利用数据分析和绘制图表功能、数据排列和布局的灵活性或其他一些Access中不可用的功能。

  将Access数据复制到Excel中

  您可以从Access的数据表视图复制数据,然后将数据粘贴到Excel工作表中。

  1. 启动 Access,然后打开包含要复制的记录的表、查询或窗体。
  2. “起始页”选项卡上单击“视图”,然后单击“数据表视图”
  3. 选择要复制的记录。

    如果要选择特定列,请在相邻的列标题之间拖动。

  4. “开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“复制”按钮图像_网页教学网webjx.com整理
  5. 启动 Excel,然后打开要在其中粘贴数据的工作表。
  6. 单击要显示第一个字段名称的工作表区域的左上角。

    若要确保复制的记录不替换现有记录,请确保工作表中您单击的单元格的下方和右方不存在数据。

  7. “开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“粘贴”按钮图像_网页教学网webjx.com整理

  将Access数据导出到 Excel

  通过使用Access中的“导出向导”,可以将一个Access数据库对象(如表、查询或窗体)或视图中选择的记录导出到Excel工作表中。您在执行导出操作时,可以保存详细信息以备将来使用,甚至还可以制定计划,让导出操作按指定时间间隔自动运行。

  下面是需要将数据从Access导出到Excel的常见情形:

  ·您的部门或工作组在处理数据时既使用Access也使用 Excel。您在Access数据库中存储数据,但使用Excel来分析数据和分发分析结果。您的小组目前在需要时将数据导出到 Excel,但您想让这个过程更加高效一些。

  ·您多数时间都在使用 Access,但您的经理更愿意在Excel中查看报表。您要按固定时间间隔将数据复制到Excel中,但您想自动完成这个过程以便节省您自己的时间。

  有关将数据从Access导出到Excel的详细信息,请参阅 Access“帮助”系统。

  从Excel连接到Access数据

  若要将可刷新的Access数据装入Excel中,您可以创建一个到Access数据库的连接,这个连接通常存储在 Office 数据连接文件 (.odc) 中,并检索表或查询中的所有数据。连接到Access数据的主要好处是:您可以在Excel中定期分析这些数据,而不需要从Access反复复制或导出数据。连接到Access数据后,当原始Access数据库使用新信息更新时,您还可以自动刷新(或更新)包含该数据库中的数据的Excel工作簿。例如,您可能想更新每月分发的Excel预算摘要报表以使其包含当月数据。

  1. 单击要存放Access数据库中的数据的单元格。
  2. “数据”选项卡上的“获取外部数据”组中,单击“自 Access”
  3. “查找范围”列表中,找到并双击要导入的Access数据库。

    “选取数据源”对话框中,单击要导入的表或查询,然后单击“确定”

  4. “导入数据”对话框中,执行以下操作:

    “选择数据显示方式”下,执行下列操作之一:

  5. 若要以表 (表:关于特定主题的一组数据的集合,以记录(行)和字段(列)的形式存储。)的形式查看数据,请选择“表”
  6. 若要以数据透视表 (数据透视表:一种交互的、交叉制表的Excel报表,用于对多种来源(包括Excel的外部数据)的数据(如数据库记录)进行汇总和分析。)的形式查看数据,请选择“数据透视表”
  7. 若要以数据透视图 (数据透视图报表:提供交互式数据分析的图表,与数据透视表类似。可以更改数据的视图,查看不同级别的明细数据,或通过拖动字段和显示或隐藏字段中的项来重新组织图表的布局。)和数据透视表的形式查看数据,请选择“数据透视图和数据透视表”

     

  8. 或者单击“属性”为导入的数据设置刷新、格式和布局选项,然后单击“确定”
  9. “数据的放置位置:”下,执行下列操作之一:
  10. 若要将数据返回到选择的位置,请单击“现有工作表”
  11. 若要将数据返回到新工作表的左上角,请单击“新建工作表”

     

     

  12. 单击“确定”

    Excel 将外部数据区域放在您指定的位置。

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