Excel电子表格工作簿减肥秘招

2008-02-04 21:06:05  来源:网页教学网 

Webjx介绍:很多用户都遇到过Excel 文件在使用过程中不断增肥,反应越来越迟钝的现象,甚至发生文件损坏而丢失重要数据的可怕事件。

3 大量的区域中包含数据有效性

与上一个原因很类似,如果在数据区域中因为不正确的做法而导致大量单元格区域内包含数据有效性的设置,而这些区域根本用不上,那么也会造成文件体积增大。尤其是在数据有效性设置中进行了“输入法”“输入信息”“出错警告”的设置,更具有隐蔽性,一般不易发现。这个问题的解决办法和刚才的类似,先选择工作表中多余的单元格区域,单击菜单“数据”→“有效性”,在任意选项卡中单击“全部清除”按钮,最后单击“确定”按钮。

4 包含大量复杂的公式

如果工作表中包含大量的公式,而每个公式都因为要执行复杂的计算而导致内容很长,那么文件体积巨大就在所难免了。在这种情况下,只能设法优化公式。比如,在公式中使用名称代替单元格引用就是个好办法。有关名称的详细内容,请参阅第7 章。
这种方法给文件减肥,效果也很明显,笔者曾将一个近4 MB 的文件减到约900 KB,减小了近3/4。

解决办法如下。单击到真正需要的行号的下一行,按组合键,选择所有的多余行(也可以在名称框中输入行号如2000∶65536),单击菜单“编辑”→“清除→“格式”(或全部)。同理,也可以清除多余列的格式。

有时,用户确实需要为工作表中空白的区域预设格式,以备将来增加数据之用,但一定要使用正确的方法,否则就会造成大量用不到的区域被预设了格式,徒增文件体积。

如果需要在一行或一列的很大范围设置统一的单元格格式,可以选择整行或整列设置单元格格式,而不要只选择行列的一部分单独设置格式。前者不会造成文件体积虚增的问题,而后者会增加文件体积。试验一下在两个Excel 文件里面分别对A1∶A65536 设置单元格格式和对A∶A 设置单元格格式,目的都是为A 列设置格式,但最终文件的体积相差100 倍以上。

3 大量的区域中包含数据有效性

与上一个原因很类似,如果在数据区域中因为不正确的做法而导致大量单元格区域内包含数据有效性的设置,而这些区域根本用不上,那么也会造成文件体积增大。尤其是在数据有效性设置中进行了“输入法”“输入信息”“出错警告”的设置,更具有隐蔽性,一般不易发现。这个问题的解决办法和刚才的类似,先选择工作表中多余的单元格区域,单击菜单“数据”→“有效性”,在任意选项卡中单击“全部清除”按钮,最后单击“确定”按钮。

4 包含大量复杂的公式

如果工作表中包含大量的公式,而每个公式都因为要执行复杂的计算而导致内容很长,那么文件体积巨大就在所难免了。在这种情况下,只能设法优化公式。比如,在公式中使用名称代替单元格引用就是个好办法。有关名称的详细内容,请参阅第7 章。
这种方法给文件减肥,效果也很明显,笔者曾将一个近4 MB 的文件减到约900 KB,减小了近3/4。

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