Excel电子表格工作簿减肥秘招

2008-02-04 21:06:05  来源:网页教学网 

Webjx介绍:很多用户都遇到过Excel 文件在使用过程中不断增肥,反应越来越迟钝的现象,甚至发生文件损坏而丢失重要数据的可怕事件。

如果确认在工作表中存在大量的对象,而用户并不需要它们,可以用两种方法来处理:

(1)刚才的定位方法中,当对象全部处于被选择状态时按键删除它们即可。

(2)使用宏在多个工作表中更加精确地删除这些无用对象。比如,可以根据需要只删除高度和宽度都小于14.25 磅(0.5 cm)的对象。

只删除活动工作表中特定大小的对象的代码为:

Sub DelShapes()
Dim sp As Shape, n
For Each sp In ActiveSheet.Shapes
If sp.Width < 14.25 And sp.Height < 14.25 Then
sp.Delete
n = n + 1
End If
Next sp
MsgBox "共删除了" & n & "个对象"
End Sub

删除所有工作表中的特定大小的对象的代码为:

Sub DelAllShapes()
Dim ws As Worksheet
Dim sp As Shape
Dim n As Double
Dim Content As String
For Each ws In Worksheets
For Each sp In ws.Shapes
If sp.Width < 14.25 And sp.Height < 14.25 Then
sp.Delete
n = n + 1
End If
Next
Content = Content & "工作表" & ws.Name & " 删除了" & n & " 个对象" & vbCrLf
n = 0
Next
MsgBox Content
End Sub

这些令人疑惑的对象的产生原因可能有以下几个。从网页上复制内容后直接粘贴到工作表中,而没有使用选择性粘贴。无意中使用绘图工具栏的直线工具或其他绘图工具,不知不觉中在工作表中插入了小的直线或其他图形对象,由于尺寸很小,于肉眼几乎无法看到。而后,又通过单元格的复制产生了大量的小绘图对象。在工作表中插入了图片或其他绘图对象,操作中又将其高度宽度设为0 或很小的值,通过复制产生了大量的对象。

在行或列的位置中插入了绘图对象,对象的属性为“大小位置随单元而变的(默认的)”,然后隐藏行或列,或设置行高或列宽为很小的值,从而使插入的对象不能看到。工作表中的对象设置了不可见属性(Visible=false),或对象的线条与填充色均设与背景色相同,使对象无法被看到。

2 工作表中在较大的区域内设置了单元格格式或者条件格式

仔细观察工作表滚动条,如果滑标很小,且拖动滑标向下到底,可以到达很大的行号或列标,可是工作表中实际使用到的区域很小,如图3 所示。这就说明,有相当大一块区域可能被设置了单元格格式或者条件格式,这些并没有被用到的单元格,能对文件体积产生很大的影响。

解决办法如下。单击到真正需要的行号的下一行,按组合键,选择所有的多余行(也可以在名称框中输入行号如2000∶65536),单击菜单“编辑”→“清除→“格式”(或全部)。同理,也可以清除多余列的格式。

有时,用户确实需要为工作表中空白的区域预设格式,以备将来增加数据之用,但一定要使用正确的方法,否则就会造成大量用不到的区域被预设了格式,徒增文件体积。

如果需要在一行或一列的很大范围设置统一的单元格格式,可以选择整行或整列设置单元格格式,而不要只选择行列的一部分单独设置格式。前者不会造成文件体积虚增的问题,而后者会增加文件体积。试验一下在两个Excel 文件里面分别对A1∶A65536 设置单元格格式和对A∶A 设置单元格格式,目的都是为A 列设置格式,但最终文件的体积相差100 倍以上。

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