Excel2003技巧:用Excel管理考勤的方法

2010-01-23 10:44:23  来源:电脑报 作者:杨玲

Webjx介绍:在这么多的工作中,最让人头疼的可能就是员工的考勤工作,因为这是关系到大家的工资收入的问题。要是一不小心搞错了,导致同事扣钱那罪过就大了。所以,我对这块工作异常仔细,终于摸索出一个用Excel管理考勤的方法,用这个方法不但减少了工作量,而且不会出错,让工作

  设计智能明细表 实现考勤自动化

  对于考勤工作来说,我的重中之重项目就是日常考勤的登记工作了,新建一个工作表,命名为“考勤明细表”,在此表的A2:AD2行中输入明细表标题,如“海泽科技有限公司 年 月份考勤表”,需要注意的是,为了便于调用考勤年、月信息,年月必须分别单独存放,如年份存放在L2、月份存放在S2,然后单击L2,执行“数据→有效性”菜单命令,在弹出的“数据有效性”对话框中,单击“设置”选项卡,在其中选择“允许”后面的“序列”选项,并且在下面的“来源”文本框中输入公式“=年份”,关闭此对话框(图2)。

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  采用同样的方法,将S2的数据有效性来源设置为“=月份”,这样在选择考勤年月时,就可以直接单击L2、S2,然后从弹出的下拉列表框中选择相应预置信息即可。

  考勤登记表一般包括考勤人名单以及日常考勤登记情况,因此在此工作表的B列中存储员工名单,在C5:AG5存放考勤星期,而在C6:AG6存放考勤日期,然后通过数据有效性设置,将人员名单所在的B7:B200的数据有效性来源设置为“=员工名单”,日常登记考勤的数据区域C7:AG200的数据有效性来源设置为“=出勤”,同时为了便于日常考勤登记人员识别考勤符号,单击数据有效性对话框中的“输入信息”选项卡,选中其中的“选定单元格时显示输入信息”,然后在下面输入信息文本框中,将前面的考勤符号说明复制过来。

  为了能够自动准确输入日期信息,在存储每月的第1日的C6中输入公式“=DATE(L2,S2,1)”、第2日的D6中输入“=C6+1”并依次类推,直到第27日的AC6,需要注意的是,由于考虑到每年2月份闰年的情况,在第28日的AD6中输入公式“=IF(MONTH($AC6+COLUMN(A1))=$S2,$AC6+COLUMN(A1),“”)”,第29日的AE6中输入公式“=IF(MONTH($AD6+COLUMN(A1))=$S2,$AD6+COLUMN(A1),“”)”,第30日的AF6中输入公式“=IF(AE6=“”,“”,IF(MONTH($AE6+COLUMN(A1))=$S2,$AE6+COLUMN(A1),“”))”,第31日的AG6中输入公式“=IF(AF6=“”,“”,IF(MONTH($AF6+COLUMN(A1))=$S2,$AF6+COLUMN(A1),“”))”,最后在存储判断每月第1日是星期几的C5中输入公式“=IF(C6=“”,“”,CHOOSE(WEEKDAY(C6,2),“一”,“二”,“三”,“四”,“五”,“六”,“日”))”,并将此公式复制到其后面对应的单元格中(图3)。

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  需要注意的是,此处使用了DATE、CHOOSE、WEEKDAY等函数,主要是用来根据L2、S2中的数据判断当前日期以及当前日期属于星期几,而IF、MONTH等函数则用来判断当年2月份是否属于闰月,并且判断本月是30日还是31日。

  这样当在标题行中的L2、S2中选择考勤年、月时,如2009年10月份时,就会自动在C6:AG6、C5:AG5显示本月所有的考勤日期以及对应星期几,日常考勤时,只需要单击某个员工的考勤所在单元格,就可以显示相应考勤提示信息,并且同时会弹出一个考勤符号下拉列表框,从中选择对应的考勤符号即可,如“全”。

  每月月末以及日常管理中,经常需要考勤统计工作,实现起来也非常方便,在此表格的AH5:AL5中输入统计内容标题,如出勤天数、休班天数等,然后在统计第一个员工出勤天数的AH7中输入公式“=COUNTIF($C7:$AG7,“全”)+COUNTIF($C7:$AG7,“半”)/2”,在统计休班天数的AI7中输入公式“=COUNTIF($C7:$AG7,“休”)+COUNTIF($C7:$AG7,“半”)/2”,其他类推。此处使用了COUNTIF函数,用来通过考勤符号来统计每个员工的出勤情况,而COUNTIF($C7:$AG7,“半”)/2等公式则考虑了半天出勤情况。

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