Word软件文档结构图制作技巧

http://www.webjx.com/  2009-04-01 10:27:49  来源:网页教学网 

Webjx网页教学提示:如果我们将文件夹的文件目录制作成DOC文档,然后利用“文档结构图”功能就可以快速定位任意文档了,本文来介绍一下具体操作。

  平时大家都将自己的文档统统放置于某一文件夹下(如我的文档中),不过文件多了以后,管理和查找起来很不方便。其实Word里有一项“文档结构图”功能,它可以把长篇文档的目录提取出来,只要单击相应的目录就可以快速定位到具体的章节。如果我们将文件夹的文件目录制作成DOC文档,然后利用“文档结构图”功能就可以快速定位任意文档了,本文来介绍一下具体操作。
  一、制作文件夹目录文件
  文件目录通过系统自带的“DIR”命令获得,启动命令提示符并定位到“d:mydocument稿件”后(这里可以根据个人需要修改目录),并输入:
  dir /o:d /s >g:gaojian.xls
  其中:
  /o:d:表示按日期/时间(从先到后)的顺序排列文件。
  /s:表示显示指定目录和所有子目录中的文件。
  >g:gaojian.xls:表示将排列的目录文件输出到g:下的gaojian.xls文件中。
  二、编辑目录文件
  启动Excel并打开刚才保存的gaojian.xls文件,按提示完成导入操作,将其中“文件创建时间”和“大小”两列内容和其它无关内容删除,只保留文件日期和文件名,现在将“gaojian.xls”内容全选并复制到剪粘板中。
  三、制作“文档结构图”
  启动Word并新建一文档,单击“编辑→选择性粘贴”,在弹出的窗口中选择“无格式文本”命令,将gaojian.xls文件中的内容粘贴到该文档中;单击“视图→文档结构图”,按提示在文本前添加“稿件目录”和“年份”,接着按文件创建日期,依次在前面添加对应的月份;单击“格式→样式和格式”,依次设定目录级别(“稿件目录”—标题、年份—标题1、月份—标题2、具体文件名—标题3)。这样我们就把“d:mydocument稿件”下所有文件按月份清晰地排列好了。
  大家除了按年份排列顺序以外,还可以使用DIR命令的不同参数,制作出其它分类文档的结构图,如可以按文件夹、文件大小等进行分类。
  四、添加超链接
  现在只要依次为每个月份下的文件添加超链接(链接到文件的源位置),以后只要在文档结构图中单击相应的项目,就可以快速定位到该目录中的具体文件,按住Ctrl键并单击即可打开相应文档。为了更快捷添加超链接,先用鼠标依次选中“一月”下的所有文件,右击选择“项目符号和编号”,选择“编号”下的“1.、2.、3.”,重复上面操作再次选择“编号/无”,这样可以删除原来文件前的日期数值。现在用鼠标选中具体文件名如本例中的“web2pop.doc”,右击选择“复制”,接着选择“超链接”,在弹出的“添加超链接”窗口定位到“d:mydocument稿件”,然后按下Ctrl+V粘贴“web2pop.doc”到地址栏即可完成添加工作。添加下一个文件的超链接时,可单击地址栏的下拉列表选择“d:mydocument稿件”,然后按下Ctrl+V粘贴可以加快操作速度。依次完成所有文件的超链接操作。
  完成所有操作后,可以重新为文件编号,这样可以清楚地看到每个月我们稿件的产量,便于统计与管理。
  五、使用
  所有的设置均以完毕,如何使用呢?比如现在笔者要找2004年8月份的稿件“你的发型我设计.doc”一文,只要在文档结构图单击“八月”将其展开,选中文件后快速定位到“你的发型我设计.doc”,按住Ctrl键并单击即可打开文档,操作快捷而又方便。
  上述方法可以用来管理任意文档,如可以为保存下载文件的文件夹制作“文档结构图”,添加超链接后就可以直接在Word里快速打开(或查找)已经下载到的文件。
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